O správě bytových domů
Administrativní správa bytového domu je spíše administrativní správou subjektu, tedy právnické osoby, která je ze zákona správcem společných částí (SVJ), případně vlastníkem bytového domu (BD, SRO) a
samozřejmě též poskytovatelem služeb spojených s užíváním bytů a nebytových prostor jejich vlastníkům, resp. nájemcům.
Obsahem administrativní správy je tedy zejména výkon povinností přenesených na správcovskou firmu společenstvím vlastníků jednotek, bytovým družstvem či společností s ručením omezeným.
Na rozsahu těchto přenesených povinností se s námi vždy můžete dohodnout. Nabízíme Vám tedy zejména tyto služby:
- předpis měsíčních záloh na služby a na náklady na správu domu a pozemku
- kontrola a evidence příchozích plateb
- roční vyúčtování zálohových plateb za služby poskytované vlastníkům bytů a nebytových prostor dle platných předpisů či rozhodnutím společenství (součástí je i případné zahrnutí výsledků vyúčtování dodávek služeb prováděných třetí osobou v souvislosti s odečty měřidel)
- vypořádání přeplatků a nedoplatků z vyúčtování služeb
- vedení evidence pohledávek po lhůtě splatnosti
- čtvrtletní sestavení přehledu dlužníků
- upomínání dlužníků a příprava podkladů pro soudní vymáhání dlužných částek
- zajištění vymáhání dlužných plateb včetně příslušenství, jakož i náhrad škod na spravovaném majetku jménem společenství advokátní kanceláří (dle pokynu statutárního orgánu)
- vedení členské evidence SVJ
- kontrola a příprava úhrady dodavatelských faktur (věcná správnost, náležitosti dle zákona, sjednaná cena) přípravou příkazu k úhradě
- vedení podvojného účetnictví společenství, včetně každoročního zpracování účetní závěrky a v případě vzniku povinnosti i vypracování přiznání k dani z příjmu společenství
- vypracování výroční zprávy o hospodaření s návrhy opatření pro další období
- rozúčtování nákladů na provoz a správu domu, příp. příjmů ze společných částí domu, které slouží jednotlivým vlastníkům jako podklad pro přiznání k dani z příjmu
- vyhotovení potvrzení o bezdlužnosti ve smyslu ustanovení § 1186 odst. 2. občanského zák.
- zařizování právního zastoupení SVJ/BD/SRO advokátem registrovaným u ČAK
- na žádost vlastníků jednotek poskytování výpisů z evidence plateb elektronickou formou
- další služby dle dohody (viz doplňkové služby)
z technické správy pak:
- sledování termínů pravidelných revizí a kontrol technických zařízení, rozvodů a komínů
- zařizování revizí technických zařízení dle příslušných ČSN a předpisů státního odborného dozoru (výtahy, komíny, hromosvody, požární hydranty apod.)
- zařizování pravidelných revizí, technických prohlídek, odborných posouzení
- zařizování dodávek služeb spojených s užíváním jednotek (dodávka studené vody, elektrické energie, plynu, odvoz odpadu apod.)
- zařizování odečtů, případně výměn vodoměrů či indikátorů tepla v jednotkách a souvisejícího rozúčtování nákladů na dodávku teplé vody a tepla pro ústřední vytápění
- zařizování úklidu společných prostor domu
- zařizování činností spojených se správou a údržbou pozemku (sekání trávy, ořezávání větví, vysazování zeleně, úklid v okolí popelnic apod.)
- zařizování havarijní služby (voda, elektro, plyn, topení, apod.)
- zařizování běžných oprav a údržby v rozsahu dle uzavřené smlouvy
- zařizování provozu, běžné údržby a oprav technologických zařízení (výtahy, rozvody plynu, vody, kanalizace, silnoproudé a slaboproudé rozvody)
- vedení technické dokumentace společných částí domu
O výkonu funkce statutárního orgánu SVJ
Oproti předchozí právní úpravě je možné, aby členem voleného orgánu SVJ byla i osoba, která není členem SVJ (tedy není vlastníkem jednotky).
Nicméně způsobilý být členem voleného orgánu nebo zástupcem právnické osoby jako člena takového orgánu je pouze ten, kdo je plně svéprávný a je bezúhonný ve smyslu § 6 zákona č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání.
Statutární orgán je buď jednočlenný (předseda společenství vlastníků) nebo kolektivní (alespoň dvoučlenný výbor).
Vzhledem ke značným specifikům služby „výkon funkce statutárního orgánu SVJ“, nabízíme našim partnerům tuto službu výlučně spolu s výkonem administrativní a technické správy.
Tato služba spočívá v tom, že společnost převezme na základě usnesení shromáždění SVJ (případně při založení SVJ na základě rozhodnutí členské schůze družstva či SRO) funkci jednočlenného statutárního orgánu SVJ (tuto službu neposkytujeme formou členství v kolektivním statutárním orgánu; ve výboru).
Naše společnost se v takovém případě stane předsedou společenství vlastníků zapsaným ve veřejném rejstříku společenství vlastníků jednotek, přičemž již není třeba žádné další osoby, která by se na výkonu funkce podílela, či byla zapsána do rejstříku.
Tuto službu využívají především společenství vlastníků, která se potýkají s problémem nedostatku zájemců o funkci ve výboru SVJ. Výhod pro SVJ oproti standardní správě domu je hned několik, a to zejména:
- nevyplácejí se odměny jednotlivým členům výboru (jejichž součet se v obvyklých případech rovná naší ceně za tuto službu)
- v rejstříku je jako předseda SVJ zapsána naše společnost, proto již není zapotřebí nikdo jiný
- veškerou odpovědnost za vedení SVJ přebírá naše společnost (která je pojištěna)
- veškerá administrativní činnost nespadající do běžné správy (svolávání a řízení schůzí, zápisy ze schůzí, jednání s úřady apod.) je vykonávána spolu se všemi správcovskými činnostmi naší společností
- administrativní i technickou správu domu vykonává naše společnost spolu s výkonem funkce statutárního orgánu SVJ
Nejdříve provedeme revizi vnitřních předpisů, zejména stanov SVJ. Zjistíme, zda je možné, aby se členem statutárního orgánu SVJ stala právnická osoba (která není členem společenství) a zda je možné, aby shromáždění rozhodovalo mimo zasedání (per rollam). Pokud bude něco špatně, připravíme (zdarma budeme-li vybráni) návrh potřebných úprav stanov SVJ a předložíme shromáždění k projednání. Zde je vhodné upozornit, že ke změně stanov SVJ již není třeba přítomnosti notáře (až na raritní výjimky), a změněné stanovy se ukládají toliko do sbírky listin rejstříkového soudu, což znamená, že s případnou změnou stanov nejsou spojeny žádné finanční náklady (to neplatí při změně osoby předsedy SVJ, kdy je zápis změny do rejstříku zpoplatněn soudním poplatkem 2000 Kč). Návrh změn stanov SVJ obvykle obsahuje již i základní pravidla vzájemných vztahů, tedy vymezení práv a povinností, které jako předseda SVJ budeme vykonávat samostatně, a které pouze se souhlasem shromáždění. Tato pravidla jsou definována zejména finančními částkami (např. opravy do 20 000 Kč můžeme provádět samostatně, nad tuto částku si musíme vyžádat souhlas shromáždění apod.) a druhem činnosti (např. pokud některý vlastník navrhne přechod k levnějšímu dodavateli služeb, pak můžeme smlouvu s tímto dodavatelem uzavřít bez souhlasu shromáždění pouze na základě ankety prostřednictvím webových stránek SVJ). Tato pravidla však vždy projednáváme před zahájením spolupráce se stávajícími zástupci SVJ a konečnou verzi projednáme i na shromáždění SVJ, které bude rozhodovat o naší volbě do statutárního orgánu SVJ.
Pokud shromáždění přijme a schválí případnou změnu stanov a zároveň zvolí naši společnost jako předsedu SVJ, připravíme patřičné dokumenty pro zápis změn do rejstříku. Zároveň v souladu s ustanovením § 154 občanského zákoníku určíme fyzickou osobu (jinak je to automaticky naše jednatelka), která bude naši společnost zastupovat, bude podepisovat dokumenty za SVJ, a na kterou se budou moci vlastníci jednotek přímo obracet. Tato osoba bude jako zástupce naší společnosti zapsána ve veřejném rejstříku (tedy bude uvedena na výpisu z rejstříku).
Poté zjednodušíme komunikaci mezi námi a členy SVJ (vlastníky bytů). To provádíme přednostně tím, že pro SVJ zřídíme webové stránky s autorizovaným přístupem pouze členům SVJ. Tyto stránky umožní automatickou komunikaci, tedy co se objeví na webu, rozešle se automaticky mailem všem vlastníkům bytů. To umožňuje hlavně mnohem snazší rozhodování o různých otázkách mimo zasedání shromáždění SVJ (per rollam), tedy bez nutnosti svolávat schůzi. Zároveň na web pravidelně ukládáme všechny faktury, výpisy z bankovního účtu a další dokumenty, což usnadňuje kontrolu naší činnosti ze strany vlastníků jednotek. Samozřejmě chápeme, že ne všichni používají internet, takže standardní komunikace prostřednictvím telefonu či dopisu bude fungovat také.
Jak je již výše uvedeno, celý management SVJ povedeme maximálně transparentně, tedy tak, aby veškeré písemnosti byly pro vlastníky jednotek kdykoli dostupné na webu SVJ (připomínám, že web bude zabezpečený proti neoprávněnému přístupu). Jedná se zejména o smlouvy s dodavateli služeb, výpisy z bankovního účtu, výkazy účetní závěrky, nabídky do výběrových řízení apod. Pokud bude zapotřebí nějaké akce, zejména technického rázu (oprava, rekonstrukce), vždy nejdříve vyhlásíme na webových stránkách SVJ anketu, na jejímž základě se rozhodne, zdali připravíme podklady pro rozhodnutí shromáždění. Pokud z ankety vyjde potřeba svolat shromáždění a o věci rozhodnout, vždy nejdříve upřednostníme hlasování mimo zasedání (per rollam), tedy bez svolání schůze, abychom vlastníky jednotek co nejméně "otravovali". Jen pokud by se hlasování per rollam projevilo jako neschopné se usnést, svolali bychom řádnou schůzi. Stejným způsobem postupujeme i v případě, že podnět k nějaké akci přijde přímo od člena SVJ, vlastníka bytu.