Výkon funkce statutárního orgánu SVJ třetí osobou, která není členem SVJ

Správcovská firma jako statutární orgán SVJ

Úvodem je vhodné připomenout, že oproti předchozí právní úpravě je možné, aby členem voleného orgánu SVJ byla i osoba, která není členem SVJ (tedy není vlastníkem jednotky). Nicméně způsobilý být členem voleného orgánu nebo zástupcem právnické osoby jako člena takového orgánu je pouze ten, kdo je plně svéprávný a je bezúhonný ve smyslu § 6 zákona č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání. Statutární orgán je buď jednočlenný (předseda společenství vlastníků) nebo kolektivní (alespoň dvoučlenný výbor).

Naše společnost může svým klientům nabídnout i službu „výkon funkce statutárního orgánu“. Tato služba spočívá v tom, že naše společnost převezme na základě usnesení shromáždění SVJ (případně při založení SVJ na základě rozhodnutí členské schůze družstva či SRO) funkci statutárního orgánu SVJ. Naše společnost se v takovém případě stane předsedou společenství vlastníků, zapsaným ve veřejném rejstříku společenství vlastníků jednotek (obchodní rejstřík), přičemž již není třeba žádné další osoby, která by se na výkonu funkce podílela, či byla zapsána do rejstříku. Tuto službu využívají především společenství vlastníků, která se potýkají s problémem nedostatku zájemců o funkci ve výboru SVJ. Výhod pro SVJ oproti standardní správě domu je hned několik, a to zejména:

  • nevyplácejí se odměny jednotlivým členům výboru (jejichž součet se v obvyklých případech rovná naší ceně za tuto službu);
  • v rejstříku je jako předseda SVJ zapsána naše společnost, proto již není zapotřebí nikdo jiný;
  • veškerou právní a hmotnou odpovědnost za vedení SVJ převezme naše společnost (která je pojištěna);
  • veškerá administrativní činnost nespadající do běžné správy (svolávání a řízení schůzí, zápisy ze schůzí, jednání s úřady, výběrová či soudní řízení apod.) je vykonávána spolu se všemi správcovskými činnostmi naší společností;
  • administrativní i technická správa domu je automaticky zahrnuta do služby "výkon funkce statutárního orgánu";
  • cena za samotnou administrativní a technickou správu je čtvrtinová (pouze 50,-Kč/jednotka/měsíc - viz Ceník služeb);

Jak výkon funkce předsedy SVJ prostřednictvím naší společnosti funguje

Nejdříve provedeme revizi vnitřních předpisů, zejména stanov SVJ. Zjistíme, zda je možné, aby se členem statutárního orgánu SVJ stala právnická osoba (která není členem společenství) a zda je možné, aby shromáždění rozhodovalo mimo zasedání (per rollam). Pokud bude něco špatně, připravíme zdarma návrh potřebných úprav stanov SVJ a předložíme shromáždění k projednání. Zde je vhodné upozornit, že ke změně stanov SVJ již není třeba přítomnosti notáře (až na raritní výjimky), a změněné stanovy se ukládají toliko do sbírky listin rejstříkového soudu, což znamená, že s případnou změnou stanov nejsou spojeny žádné finanční náklady (to neplatí při změně osoby předsedy SVJ). Návrh změn stanov SVJ obvykle obsahuje již i základní pravidla vzájemných vztahů, tedy vymezení práv a povinností, která jako předseda SVJ budeme vykonávat autonomně a která pouze se souhlasem shromáždění. Tato pravidla jsou definována zejména finančními částkami (např. opravy do 5 000,-Kč můžeme provádět autonomně, nad tuto částku si musíme vyžádat souhlas shromáždění apod.) a druhem činnosti (např. pokud některý vlastník navrhne přechod k levnějšímu dodavateli služeb, pak můžeme smlouvu s tímto dodavatelem uzavřít bez souhlasu shromáždění). Tato pravidla však vždy projednáváme před zahájením spolupráce se stávajícími zástupci SVJ a konečnou verzi projednáme i na shromáždění SVJ, které bude rozhodovat o naší volbě do statutárního orgánu SVJ.

Pokud shromáždění přijme a schválí případnou změnu stanov a zároveň zvolí naši společnost jako předsedu SVJ, připravíme patřičné dokumenty pro zápis změn do rejstříku. Zároveň v souladu s ustanovením § 154 občanského zákoníku určíme fyzickou osobu (jinak je to automaticky naše jednatelka), která bude naši společnost v orgánu SVJ zastupovat, bude podepistovat dokumenty za SVJ, a na kterou se budou moci vlastníci jednotek přímo obracet. Tato osoba bude jako zástupce naší společnosti zapsána ve veřejném rejstříku (tedy bude uvedena na výpisu z rejstříku).

Poté zjednodušíme komunikaci mezi námi a členy SVJ (vlastníky bytů). To provádíme přednostně tím, že pro SVJ zřídíme webové stránky s autorizovaným přístupem pouze členům SVJ. Cena za vedení a správu takových webových stránek se pohybuje kolem cca. 1 500,-Kč ročně (podle poskytovatele). Tyto stránky umožní automatickou komunikaci, tedy co se objeví na webu, rozešle se automaticky mailem všem vlastníkům bytů. To umožňuje hlavně mnohem snazší rozhodování o různých otázkách mimo zasedání shromáždění SVJ (per rollam), tedy bez nutnosti svolávat schůzi. Samozřejmě chápeme, že ne všichni používají internet, takže standardní komunikace prostřednictvím telefonu či dopisu bude fungovat také.

Jak je již výše uvedeno, celý management SVJ povedeme maximálně transparentně, tedy tak, aby veškeré písemnosti byly pro vlastníky jednotek kdykoli dostupné na webu SVJ (připomínám, že web bude zabezpečený proti neoprávněnému přístupu). Jedná se zejména o: smlouvy s dodavateli služeb, výpisy z bankovního účtu, výkazy účetní závěrky, nábídky do výběrových řízení apod. Pokud bude zapotřebí nějaké akce, zejména technického rázu (oprava, rekonstrukce), vždy nejdříve vyhlásíme na webových stránkách SVJ anketu, na jejímž základě se rozhodne, zdali připravíme podklady pro rozhodnutí shromáždění. Pokud z ankety vyjde potřeba svolat shromáždění a o věci rozhodnout, vždy nejdříve upřednostníme hlasování mimo zasedání (per rollam), tey bez svolání schůze, abychom vlastníky jednotek co nejméně "otravovali". Jen pokud by se hlasování per rollam projevilo jako neschopné se usnést, svolali bychom řádnou schůzi. Stejným způsobem postupujeme i v případě, že podnět k nějaké akci přijde přímo od člena SVJ, vlastníka bytu.

Výkon funkce statutárního orgánu SVJ

Administrativní správa

Technická správa

Designed by Jerkman a.s. - division IT Copyright ©­2015 Správa bytových domů s.r.o.